12.1 Cloud není bezprávný prostor
Použití služby Microsoft 365, Google Workspace nebo jiné cloudové platformy nezbavuje školu odpovědnosti.
Škola musí posoudit:
- kdo je poskytovatelem,
- zda vystupuje jako zpracovatel,
- kde jsou data uložena,
- kdo jsou další zpracovatelé,
- zda dochází k předání mimo Evropský hospodářský prostor,
- jak lze data vymazat nebo exportovat,
- jaká jsou bezpečnostní opatření,
- jak je řešena správa účtů,
- zda jsou data používána k vlastním účelům poskytovatele.
12.2 Školní a soukromé účty
Pro školní práci mají být přednostně používány účty spravované školou.
Soukromé účty přinášejí rizika:
- škola nemůže řídit jejich zabezpečení,
- nemůže snadno odebrat přístup,
- data mohou zůstat zaměstnanci po skončení pracovního poměru,
- mohou se automaticky synchronizovat do soukromých zařízení,
- může být nejasné, kdo je správcem.
12.3 Sdílené odkazy
Odkaz „kdokoli s odkazem“ může být prakticky veřejným zveřejněním.
Při sdílení je nutné kontrolovat:
- konkrétní příjemce,
- možnost dalšího sdílení,
- možnost stahování,
- dobu platnosti odkazu,
- přístup bývalých žáků nebo zaměstnanců,
- indexaci vyhledávači.
12.4 Nahrávání online výuky
Nahrávka může obsahovat:
- obraz,
- hlas,
- jméno,
- chat,
- školní výkon,
- prostředí domácnosti,
- projevy dalších členů rodiny.
Před nahráváním je nutné určit:
- účel,
- právní základ,
- okruh osob s přístupem,
- dobu uchování,
- pravidla dalšího použití,
- možnost účasti bez zbytečného zásahu do soukromí.
Pouhé oznámení „hodina se nahrává“ samo o sobě nevytváří právní základ.
12.5 Práce z domova
Při práci mimo školu je vhodné zajistit:
- školou spravované zařízení,
- šifrovaný disk,
- VPN nebo jiný zabezpečený přístup,
- zákaz sdílení účtu s členy domácnosti,
- zamykání obrazovky,
- bezpečné ukládání papírových dokumentů,
- omezení tisku,
- pravidla pro likvidaci dokumentů,
- zákaz ukládání citlivých údajů do soukromého cloudu.