9.1 Kdy škola pověřence potřebuje
Orgány veřejné moci a veřejné subjekty mají povinnost jmenovat pověřence podle článku 37 GDPR.
Veřejná škola proto zpravidla pověřence mít musí.
U soukromé školy je nutné posoudit zejména:
- povahu jejího postavení,
- rozsah sledování osob,
- rozsah zpracování zvláštních kategorií údajů,
- hlavní činnosti organizace.
9.2 Postavení pověřence
Pověřenec:
- poskytuje informace a poradenství,
- sleduje dodržování pravidel,
- podílí se na školení zaměstnanců,
- poskytuje stanovisko k posouzení vlivu,
- spolupracuje s ÚOOÚ,
- slouží jako kontaktní místo pro subjekty údajů.
Pověřenec:
- neurčuje účely zpracování,
- není provozním správcem databází,
- automaticky neschvaluje každé jednotlivé zpracování,
- nepřebírá odpovědnost školy za dodržování GDPR.
9.3 Střet zájmů
Pověřenec může vykonávat i jinou pracovní činnost, nesmí však být ve funkci, ve které sám určuje účely a základní prostředky zpracování.
Ve střetu zájmů bývají typicky:
- ředitel organizace,
- člen vrcholového vedení s rozhodovací pravomocí,
- vedoucí personálního útvaru,
- vedoucí IT, pokud rozhoduje o základním způsobu a účelu zpracování.
Samotný název funkce však není rozhodující. Rozhodují skutečné pravomoci.
9.4 Nezávislost
Pověřenec musí mít:
- přímý přístup k vrcholovému vedení,
- odpovídající zdroje,
- možnost zvyšovat odbornou kvalifikaci,
- přístup k potřebným informacím,
- ochranu před sankcí za nezávislé plnění svých úkolů.
Škola však nemusí každé doporučení pověřence přijmout. Pokud se od něj odchýlí, měla by být schopna své rozhodnutí odůvodnit.