Právní důvody jsou uvedeny v článku 6 GDPR.
6.1 Souhlas
Souhlas musí být:
- svobodný,
- konkrétní,
- informovaný,
- jednoznačný,
- prokazatelný,
- odvolatelný stejně snadno, jako byl udělen.
Souhlas není vhodný, pokud osoba nemá skutečnou možnost odmítnout.
Ve vztahu školy a žáka nebo zaměstnavatele a zaměstnance může být svobodnost souhlasu problematická kvůli nerovnému postavení.
Souhlas by se neměl vyžadovat:
- pro vedení školní matriky,
- pro evidenci absence,
- pro zpracování známek,
- pro splnění povinností školy podle zákona,
- „pro jistotu“ vedle jiného platného právního důvodu.
Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.
6.2 Plnění smlouvy
Zpracování je možné, je-li nezbytné pro:
- plnění smlouvy,
- kroky učiněné na žádost osoby před uzavřením smlouvy.
Ne každý údaj uvedený ve smlouvě je automaticky nezbytný pro její plnění.
6.3 Právní povinnost
Škola zpracovává mnoho údajů proto, že jí to ukládá právní předpis.
Typické příklady:
- školní matrika,
- dokumentace o průběhu vzdělávání,
- evidence úrazů,
- účetní a personální dokumentace,
- statistické výkaznictví,
- dokumentace přijímacího řízení.
V takovém případě se souhlas nevyžaduje.
6.4 Životně důležitý zájem
Tento důvod lze použít, je-li zpracování nezbytné pro ochranu života nebo zdraví člověka.
Příklad:
Předání informací o těžké alergii žáka zdravotníkům při bezprostředním ohrožení.
Nejde o běžnou náhradu jiného právního důvodu.
6.5 Veřejný zájem a výkon veřejné moci
Veřejná škola může zpracovávat údaje při plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, pokud má tato činnost oporu v právu.
Právní základ musí být dostatečně určitý. Nestačí obecný argument, že „školství je veřejný zájem“.
6.6 Oprávněný zájem
Oprávněný zájem vyžaduje posouzení:
- Existuje legitimní zájem správce nebo třetí osoby?
- Je zpracování pro tento zájem nezbytné?
- Nepřevažují práva a svobody dotčených osob?
Toto posouzení se někdy označuje jako balanční test.
Příkladem může být přiměřené zabezpečení majetku nebo informačních systémů.
Orgány veřejné moci nemohou oprávněný zájem používat pro zpracování prováděné při plnění svých veřejných úkolů. Mohou jej však za určitých okolností využít pro jiné činnosti, například některé pracovněprávní nebo majetkové vztahy.